Услуги за автоматизация на документи и данни

AI и автоматизация Мащабируемо Сигурно Бързина Надеждно Дългосрочна поддръжка

AI и автоматизация

Фактурите, поръчките, стоковите разписки, договорите и формулярите носят данни, които в крайна сметка стигат до вашия ERP, CRM или счетоводна система - обикновено защото някой ги е преписал. Вместо това автоматизацията чете документа, сверява резултата с вашите собствени записи и го подава там, където му е мястото.

OCR в комбинация с извличане с помощта на AI се справя с оформления, които се различават от доставчик до доставчик, а всичко, за което процесът не е достатъчно сигурен, отива за преглед от човек, вместо да мине незабелязано.

Кога автоматизацията на документи е правилният избор

Автоматизацията си струва, когато обемът е постоянен и данните имат система, в която да влязат. Под определен обем изграждането на проверките и обработката на изключенията струва повече, отколкото самото въвеждане на ръка.

Струва си

Случаите, в които автоматизацията се изплаща:

Фактури от доставчици, поръчки и стокови разписки, които пристигат всеки ден по имейл
Едни и същи данни, въвеждани два пъти - веднъж в документа, веднъж в ERP
Натрупано изоставане в натоварените периоди, а одобренията чакат въвеждането на данни
Оформления, различни при всеки доставчик, заради което инструментите с шаблони постоянно се чупят
Заявки по имейл, които някой трябва да прочете, преди истинската работа да започне
Процес, който има нужда от одитна следа, каквато в момента никой не води

Не си струва

Ще ви го кажем, ако попаднете тук:

Няколко документа на месец - обработката на изключенията ще надхвърли спестеното
Никой не може да формулира правилата за това как изглежда коректен документ
Сканирането е лошо или документите са ръкописни и няма как да се подобри начинът на заснемане
Целевата система няма нито API, нито начин за импорт

Какво получавате

Приемане по каналите, по които документите вече пристигат - имейл, качване, облачно хранилище, портали, API
Извличане на полетата, които имат значение: номера, страни, дати, редове, количества, цени, данък, суми
Проверка срещу вашите собствени данни - съпоставени доставчици, сверени поръчки, уловени дубликати, потвърдени суми
Опашка за изключения, така че документите с ниска увереност или необичайните да се преглеждат, а не да се гадаят
Насочване към системата, която притежава данните, по правилата за одобрение, които вече прилагате
Записана следа за всеки документ, а хранилището и служебните акаунти - на ваше име

Към какво го свързваме

Извличането е полезно само ако резултатът стига някъде. Интегрираме с ERP системи, CRM платформи, счетоводен софтуер и софтуер за доставки, складови системи и системи за електронна търговия, хранилища за данни и инструменти за отчети, както и със специализирани приложения - през API, middleware или собствен интеграционен слой, когато системата не предлага нищо по-добро.

Как го изграждаме

Проследяваме един тип документ от край до край - къде пристига, кой го пипа, какво се чупи
Логиката на извличане, правилата за проверка и обработката на изключенията се договарят, преди да започне разработката
Изградено и тествано с вашите реални документи, включително неудобните
Свързано със системата, която притежава данните, при спазване на съществуващите ѝ правила за одобрение
Разширява се по един тип документ, докато форматите и процесите се променят

Често задавани въпроси

Как работи автоматизацията на документи?

OCR и извличане с помощта на AI разпознават важната информация в документа, бизнес правила я проверяват, а резултатът се изпраща автоматично към правилната система или процес.

Какви видове документи могат да се автоматизират?

Фактури, поръчки, касови бележки, стокови разписки, договори, заявления, имейли, таблици и PDF файлове - структурирани и полуструктурирани бизнес документи.

Може ли решението да се справи с различни оформления на фактурите?

Да. Извличането с помощта на AI намира ключовите полета в различните шаблони на доставчиците, вместо да разчита на твърди правила за всеки шаблон, а проверката валидира резултата, преди той да бъде обработен.

Може ли автоматизацията на документи да се интегрира с нашия ERP или CRM?

Да - с ERP, CRM, счетоводен софтуер, платформи за електронна търговия и специализирани приложения, чрез API, middleware и други методи за интеграция.

Какво става, когато информацията не може да бъде извлечена с достатъчна увереност?

Документът се маркира за преглед от човек. След като бъде проверен, обработката продължава, без да спира останалия поток.

Обработват ли се бизнес данните сигурно?

Сигурността е част от архитектурата: криптиран пренос, достъп според ролята, одитни логове и защитени варианти за внедряване, според вашите изисквания.

Могат ли работните процеси да се персонализират?

Да. Правилата за проверка, одобренията и маршрутизирането се изграждат според начина, по който работи вашата организация, вместо да ѝ се налага стандартен процес.