Prim.io – openbare Shopify-app

De uitdaging

Retailers die hun bedrijf in een ERP draaiden en hun storefront op Shopify, onderhielden twee losse systemen. Orders werden met de hand opnieuw in het ERP ingevoerd, voorraadstanden liepen uiteen tot de winkel meer verkocht dan er was, prijswijzigingen moesten twee keer worden doorgevoerd en verzendgegevens stonden op weer een derde plek. Elk van die stappen was handmatig, traag en foutgevoelig.

Prim.io had een publieke Shopify-applicatie nodig die het ERP en de storefront zich als één systeem laat gedragen - betrouwbaar genoeg om onbeheerd voor veel retailers tegelijk te draaien, en eenvoudig genoeg om door een winkeleigenaar zonder ontwikkelaar te worden ingesteld.

De oplossing

Prim.io ERP Integration is in opdracht van en in samenwerking met Gloross gebouwd en is een publieke, ingebedde Shopify-app die de Shopify-winkel van een retailer en zijn Prim.io ERP-account voortdurend synchroon houdt - in beide richtingen.

De app is volledig self-service: een begeleide onboarding leidt de retailer door het koppelen van zijn ERP, het kiezen van zijn operationele standaardinstellingen en het mappen van magazijnen, prijslijsten, betaalmethoden en vervoerders tussen de twee systemen. Vanaf dat moment draait alles op de achtergrond.

Belangrijkste mogelijkheden

• Realtime ordersynchronisatie - een Shopify-order wordt binnen enkele seconden een verkoop in het ERP, waarbij klant, artikelen, betaaltype en leveringsmethode worden vertaald naar de eigen ERP-codes van de retailer.
• Voorraadsynchronisatie - voorraadstanden worden elke minuut bijgewerkt, met optioneel een directe push vanuit het ERP; meerdere ERP-magazijnen worden samengevoegd tot de juiste Shopify-locaties.
• Prijs- en productsynchronisatie - prijslijsten, titels, beschrijvingen, gewichten, afbeeldingen en productstatus lopen van het ERP naar Shopify, met per veld instelbaar wat het ERP beheert.
• Logistiek en koeriers - Shopify-verzendmethoden worden gekoppeld aan ERP-leveringscodes, inclusief third-party logistiek en afhaalkantoren van koeriers, zodat de vervoerder en het gekozen kantoor met de order meereizen.
• Zendingtracering - zodra in het ERP een vrachtbrief wordt aangemaakt, maakt de app de Shopify-fulfilment met het trackingnummer aan en wordt de klant automatisch op de hoogte gebracht.
• Werkruimten voor meerdere winkels - retailgroepen kunnen tot tien winkels onder één organisatie koppelen.
• Volledig operationeel inzicht - activiteitenlogs in gewone taal, een dashboard met de synchronisatieactiviteit en inspecteerbare request-payloads voor snelle support.

Technische hoogtepunten

Betrouwbaarheid was de kernvereiste: een publieke app verwerkt de live orders van andere bedrijven, en een verloren order is een verloren verkoop. Binnenkomende events worden naar een duurzame wachtrij geschreven en verwerkt met automatische herhalingen en exponentiële backoff, zodat er niets verloren gaat bij een netwerkstoring of een deployment. Bewerkingen over de hele catalogus gebruiken de bulk operations API van Shopify om duizenden producten efficiënt te verplaatsen, terwijl incrementele synchronisaties alleen doorsturen wat daadwerkelijk is gewijzigd.

De app authenticeert met Shopify-sessietokens, bewaart inloggegevens aan de serverzijde, verifieert elke binnenkomende webhook en implementeert de verplichte privacywebhooks van Shopify - inclusief het volledig verwijderen van de gegevens van een winkel bij deïnstallatie. De facturatie verloopt via Shopify met meerdere abonnementsniveaus, en de volledige interface is gelokaliseerd in het Engels, Bulgaars en Roemeens.

Resultaat

Retailers van Prim.io kunnen nu op Shopify verkopen zonder met de hand een tweede systeem bij te houden. Orders bereiken het magazijn automatisch, de voorraad blijft aan beide kanten kloppen en de zendingtracering bereikt de klant zonder dat iemand een nummer tussen twee schermen overtypt.