Контролен списък с функции на дилърския портал за растеж в B2B

Дилърският портал се проваля, когато се превърне в още едно място, където клиентите и персоналът могат да търсят информация, която вече е ненадеждна другаде. Дилърите трябва да видят цената, на която реално могат да купят, наличността, която реално могат да продадат, и състоянието на поръчката, по която реално могат да действат. Този контролен списък с функции на дилърския портал се фокусира върху възможностите, които превръщат B2B портала в полезна оперативна инфраструктура, а не в изпипан, но несвързан каталог.

Подходящият набор от функции зависи от вашите продукти, дилърски споразумения, ERP, модел на изпълнение и вътрешен процес на одобрение. Дистрибутор с 50 000 артикула (SKU) и регионални складове има различни изисквания от производител с конфигурирани продукти и правила за продажби, базирани на територията. Общото изискване са данните, на които хората могат да се доверят, без да преписват, да изпращат електронни таблици по имейл или да се обаждат на отдела за обслужване на клиенти за рутинни отговори.

Започнете с ежедневната работа на дилъра

Преди да оцените функциите на портала, определете какво трябва да изпълнят дилърите в един обикновен работен ден. Може да се наложи да проверят наличността, преди да дадат оферта на клиент, да направят поръчка за попълване на запаси, да изтеглят документи за монтаж, да прегледат фактури, да подадат гаранционен иск или да видят дали поръчката е изпратена.

Това звучи просто, но променя начина, по който трябва да бъде проектиран порталът. Една функция е ценна, когато премахва стъпка от съществуващ процес или предотвратява скъпоструваща грешка. Например, показването на широка наличност на складови наличности е по-малко полезно от показването на наличност от склада, който обслужва този дилър, с реалистични срокове за изпълнение и ясни правила за неизпълнение на поръчки.

Порталът трябва също да отразява езика, който вашият канал използва. Ако вашият екип говори по отношение на групи акаунти, нива на дилъри, програми за покупка, оборудване на превозни средства, пакети с кутии или одобрени асортименти, тези концепции трябва да са видими в софтуера. Общите B2B работни процеси често създават заобиколни решения, защото не съответстват на вече съществуващите търговски правила.

Контролен списък с функции на портала за дилъри: Основна търговия

Търговският слой трябва да ускори покупките, като същевременно прилага правилата, които защитават маржа, инвентара и взаимоотношенията с дилърите. За повечето организации това са основните възможности:

Ценообразуване и промоции, специфични за конкретния акаунт. Търговците трябва да видят договорената си цена, количествените отстъпки, допустимостта за промоции и всички приложими отстъпки или програми за отстъпки, след като влязат в профила си. Не разчитайте на една-единствена публична цена, когато вашата ERP или процес на ценообразуване поддържа специфични за клиента условия.
Точни продуктови каталози. Записите за продуктите трябва да включват подробностите, от които търговците се нуждаят, за да продават и поръчват правилно: спецификации, съвместимост, размери, изображения, заместители, аксесоари, документи и информация за опаковката. За сложни каталози, силното филтриране и търсене са също толкова важни, колкото и самата продуктова страница.
Наличности по съответно местоположение. Показвайте наличните за продажба наличности, а не просто суров номер на наличността. Ако разпределението, резервните наличности, времето за прехвърляне или регионалното изпълнение влияят върху това, което дилърът може да поръча, направете тази логика изрично пояснена.
Инструменти за бързо поръчване. Бързата поръчка по SKU, груповото качване, запазените списъци, повтарящите се поръчки, шаблоните за поръчки и работните процеси, удобни за баркодове, могат да имат по-голямо значение от потребителското изживяване при сърфиране за редовните купувачи.
Видимост на поръчките и промени при самообслужване. Търговците трябва да могат да преглеждат историята на поръчките, проследяването на пратките, фактурите, кредитите, връщанията и опциите за повторна поръчка. Дали могат да променят или анулират поръчка зависи от вашия процес на изпълнение и крайните срокове.
Одобрения и правила за плащане. Поддържа поръчки за покупка, кредитни лимити, условия за плащане, прагове за одобрение и задържания на сметки, където е необходимо. Порталът не трябва да позволява транзакция, която вашият финансов или оперативен екип по-късно ще трябва да отмени ръчно.

Полезен тест е да се проследят три реални поръчки чрез предложения опит: стандартна поръчка за попълване на склад, поръчка, съдържаща артикул, който не е на склад, и голяма поръчка, която изисква специално ценообразуване или одобрение. Пропуските се появяват бързо, когато работният процес се тества спрямо реални търговски изключения.

Данните за продукта трябва да поддържат продажбите и обслужването

Дилърските портали често не се представят добре, защото информацията за продуктите е разпръсната в PDF файлове, споделени дискове, ERP бележки и пощенски кутии на отделните служители. След това дилърите се обаждат за същите данни, които порталът е трябвало да предостави.

Изградете модел на продуктово съдържание, който обслужва както поръчките, така и последващите услуги. Техническата документация, сертификатите за съответствие, инструкциите за монтаж, резервните части, гаранционните условия и маркетинговите материали трябва да бъдат организирани около продуктите и клиентите, които се нуждаят от тях. Контролът на достъпа може да е необходим, когато документите са само за дилъри, специфични за пазара или са обвързани с разрешение за продукт.

За каталози с чести промени, определете къде се притежава всеки елемент от данните. ERP може да бъде източникът за SKU, цена и наличност. Информационна система за продукти може да притежава атрибути и медийни данни. Порталът трябва да представя комбинирания резултат, без да принуждава персонала да поддържа една и съща информация в множество системи.

Интеграциите са разликата между полезно и декоративно

Един портал може да има отличен дизайн на интерфейса и въпреки това да създава повече работа, ако поръчките, цените и клиентските записи трябва да се въвеждат отново в друга система. Архитектурата на интеграция трябва да бъде основен елемент във всеки контролен списък с функции на портала за дилъри, а не техническо съображение, оставяно за период след одобрение на дизайна.

Като минимум, очертайте как порталът ще обменя данни за клиенти, продукти, цени, наличности, поръчки, доставки, фактури и статус на плащане с основните системи. В много B2B среди това означава синхронизация на ERP, заедно със системи за CRM, склад, PIM, данъци, плащания и доставка.

API извикванията в реално време са подходящи за някои данни, по-специално за проверки на наличности или подаване на поръчки. Планираната синхронизация може да е практична за по-малко чувствителна към времето информация. Правилният подход зависи от системните възможности, обема на транзакциите и оперативните разходи за забавена информация. Важното е потребителите да разбират актуалността на данните и изключенията да се наблюдават, а не да се откриват чрез оплаквания на клиенти.

Персонализираната интеграция може също да наложи бизнес логика, която не съществува ясно в стандартна платформа. Примерите включват ограничения за територията на дилъра, допустимост на продуктите чрез сертифициране, изчисления на цените въз основа на програми или маршрутизиране на поръчките по склад и зона за доставка. Това е моментът, в който порталът се адаптира към вашата дейност, вместо да я налага да се вписва в общ работен процес.

Разрешения, сигурност и структура на акаунта

B2B покупките рядко са от един човек, един акаунт. Дилърът може да има множество клонове, купувачи, финансови контакти, търговски представители и мениджъри. Всеки от тях се нуждае от подходяща видимост и авторитет.

Определете дали потребителите могат да превключват между местоположения, да правят поръчки за всеки клон, да виждат всички фактури, да управляват потребители или да одобряват покупки над определен праг. Търговските представители може да се нуждаят от подаване на поръчка от името на дилър, без да виждат чувствителни финансови данни. Вътрешният персонал за обслужване на клиенти може да се нуждае от достъп до поддръжка с ясна одитна следа.

Порталът трябва да включва достъп, базиран на роли, защитено удостоверяване, контрол на паролите, управление на сесиите, регистрационни файлове за одит за ключови действия и процес за деактивиране на потребители. Единичният вход може да намали триенето за по-големите дилърски мрежи, но добавя зависимости за управление на самоличността, които трябва да се планират рано. Целта не е театър на сигурността. Това е контролиран достъп, който не забавя законната търговия.

Дайте на вътрешните екипи управляем контрол

Порталът не трябва да изисква издаване на версия за разработка всеки път, когато маркетинг мениджър трябва да актуализира банер или оперативен ръководител трябва да коригира правило за акаунт. Решете кои екипи трябва да управляват съдържанието, документите, регистрацията на дилъри, промоционалните съобщения, одобренията на потребителите и заявките за поддръжка.

В същото време избягвайте да излагате сложна търговска логика чрез администраторски екран, който може да бъде променян без предпазни мерки. Формулите за ценообразуване, интеграционните съпоставяния и правилата за изпълнение често се нуждаят от контролирано управление на промените. Най-доброто разделение обикновено е просто съдържание и рутинно администриране на акаунти за бизнес потребителите, с управлявани работни потоци за промени, които засягат приходите, инвентара или свързаните системи.

Отчитането е част от този контрол. Вътрешните екипи трябва да могат да виждат приемането на портала, активните дилъри, изоставените колички, поведението при търсене, обема на поръчките, търсенето на изчерпани стоки и заявките за поддръжка. Тези сигнали показват дали порталът намалява триенето или просто го премества в друг канал.

Планирайте изключения преди стартиране

Ежедневната поръчка е лесна. Крайните случаи определят дали дилърите се доверяват на платформата. Вземете предвид частични доставки, спрени от производство артикули, заместващи продукти, разделени оферти, оферти за превоз, данъчни облекчения, задържане на кредити, гаранционни замени, разрешения за връщане и поръчки, направени извън обичайните правила на територията.

Не всяко изключение се нуждае от пълна автоматизация от първия ден. Практичен портал може да насочи определени случаи към отдела за обслужване на клиенти, като същевременно дава на дилъра ясен статус и следваща стъпка. Ключът е тези предавания да бъдат целенасочени. Неясно съобщение за потвърждение, последвано от ръчно изпращане по имейл, не е процес.

Emporica подхожда към дилърските портали като към свързани бизнес системи, което означава, че откриването на данни трябва да включва оперативните решения зад всеки екран. Колкото по-добре се разбират тези правила преди изграждането им, толкова по-малка е вероятността завършеният портал да пресъздаде ръчната работа, която е трябвало да премахне.

Силният портал за дилъри печели приемането, като прави следващата поръчка по-лесна от изпращането на имейл или обаждането на търговски представител. Започнете с работните процеси, които отнемат най-много време, свържете ги с надеждни източници на данни и разширявайте дейността си едва след като дилърите и вътрешните екипи могат да разчитат на основата.