Services für Dokumenten- & Datenautomatisierung

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KI & Automatisierung

Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Verträge und Formulare tragen alle Daten, die am Ende in Ihrem ERP, CRM oder in der Buchhaltung landen – meist, weil jemand sie abgetippt hat. Die Dokumentenautomatisierung liest das Dokument stattdessen aus, gleicht das Ergebnis mit Ihren eigenen Daten ab und bucht es dorthin, wo es hingehört.

OCR in Kombination mit KI-gestützter Extraktion kommt mit Layouts zurecht, die sich von Lieferant zu Lieferant unterscheiden, und alles, bei dem der Workflow unsicher ist, geht zur Prüfung an einen Menschen, statt stillschweigend durchzulaufen.

Wann Dokumentenautomatisierung die richtige Entscheidung ist

Automatisierung lohnt sich, wenn das Volumen stetig ist und die Daten ein System haben, in dem sie landen. Unterhalb einer gewissen Menge kosten Prüfung und Ausnahmebehandlung mehr im Bau, als das Abtippen an Arbeit kostet.

Lohnt sich

Die Fälle, in denen sich Automatisierung rechnet:

Lieferantenrechnungen, Bestellungen und Lieferscheine, die täglich per E-Mail eintreffen
Dieselben Daten zweimal erfasst – einmal auf dem Dokument, einmal im ERP
Rückstaus in Spitzenzeiten, bei denen Freigaben hinter der Datenerfassung warten
Layouts, die sich je Lieferant unterscheiden, sodass vorlagenbasierte Tools ständig brechen
E-Mail-Anfragen, die jemand lesen muss, bevor die eigentliche Arbeit beginnen kann
Ein Prozess, der einen Audit-Trail braucht, den heute niemand führt

Lohnt sich nicht

Wenn Sie hier landen, sagen wir es Ihnen:

Eine Handvoll Dokumente im Monat – die Ausnahmebehandlung frisst die Ersparnis auf
Niemand kann die Regeln nennen, nach denen ein korrektes Dokument aussieht
Die Scans sind schlecht oder handschriftlich, und an der Erfassung lässt sich nichts verbessern
Das Zielsystem hat weder API noch Importweg

Was Sie bekommen

Erfassung über die Kanäle, auf denen Dokumente ohnehin ankommen – E-Mail, Uploads, Cloud-Speicher, Portale, APIs
Extraktion der Felder, auf die es ankommt: Referenzen, Beteiligte, Daten, Positionen, Mengen, Preise, Steuer, Summen
Abgleich mit Ihren eigenen Daten – Lieferanten zugeordnet, Bestellungen geprüft, Dubletten erkannt, Summen kontrolliert
Eine Ausnahmeliste, damit unsichere oder ungewöhnliche Dokumente geprüft und nicht geraten werden
Weiterleitung in das System, dem die Daten gehören, nach den Freigaberegeln, die Sie ohnehin anwenden
Ein protokollierter Verlauf für jedes Dokument, und Repository sowie Service-Accounts auf Ihren Namen

Woran wir es anbinden

Extraktion nützt nur, wenn das Ergebnis irgendwo landet. Wir binden ERP-Systeme, CRM-Plattformen, Buchhaltungs- und Beschaffungssoftware, Lager- und E-Commerce-Systeme, Data Warehouses und Reporting-Tools sowie eigene Anwendungen an – über APIs, Middleware oder eine eigene Integrationsschicht, wenn ein System nichts Besseres bietet.

Wie wir es bauen

Wir verfolgen einen Dokumenttyp von Anfang bis Ende – wo er ankommt, wer ihn anfasst, was schiefgeht
Extraktionslogik, Prüfregeln und Ausnahmebehandlung werden vor Entwicklungsbeginn festgelegt
Gebaut und getestet an Ihren echten Dokumenten, auch an den unangenehmen
Angebunden an das System, dem die Daten gehören, unter Beachtung seiner bestehenden Freigaberegeln
Dokumenttyp für Dokumenttyp erweitert, wenn sich Formate und Prozesse ändern

Häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert Dokumentenautomatisierung?

OCR und KI-gestützte Extraktion erkennen die wichtigen Informationen in einem Dokument, Geschäftsregeln prüfen sie, und das Ergebnis geht automatisch an das richtige System oder den richtigen Workflow.

Welche Arten von Dokumenten lassen sich automatisieren?

Rechnungen, Bestellungen, Belege, Lieferscheine, Verträge, Antragsformulare, E-Mails, Tabellen und PDFs – strukturierte und halbstrukturierte Geschäftsdokumente.

Kommt die Lösung mit unterschiedlichen Rechnungslayouts zurecht?

Ja. Die KI-gestützte Extraktion findet die entscheidenden Felder auch über unterschiedliche Lieferantenvorlagen hinweg, statt auf starren Regeln je Vorlage zu beruhen, und eine Prüfung kontrolliert das Ergebnis vor der Verarbeitung.

Lässt sich die Dokumentenautomatisierung an unser ERP oder CRM anbinden?

Ja – mit ERP, CRM, Buchhaltungssoftware, E-Commerce-Plattformen und eigenen Anwendungen, über APIs, Middleware und andere Integrationswege.

Was passiert, wenn Informationen nicht sicher extrahiert werden können?

Das Dokument wird zur manuellen Prüfung markiert. Sobald es geprüft ist, läuft die Verarbeitung weiter, ohne den Rest der Strecke aufzuhalten.

Werden Geschäftsdaten sicher verarbeitet?

Sicherheit ist Teil der Architektur: verschlüsselte Übertragung, rollenbasierter Zugriff, Audit-Logging und sichere Deployment-Optionen, je nach Ihren Anforderungen.

Lassen sich die Workflows anpassen?

Ja. Prüfregeln, Freigaben und Weiterleitung richten sich danach, wie Ihr Unternehmen arbeitet, statt ihm einen Standardprozess aufzuzwingen.

Bereit, Ihre Dokumentprozesse zu automatisieren?

Sagen Sie uns, welches Dokument Sie die meiste Zeit kostet, wie es bei Ihnen ankommt und wo die Daten am Ende landen müssen. Sie sprechen direkt mit dem Entwickler, der es bauen würde.

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