Servicios de automatización de documentos y datos
Facturas, PDF y correos leídos directamente hacia sus sistemas: extraídos, validados y enrutados, en lugar de teclearlos otra vez a mano.
IA y automatización Escalable Seguro Rendimiento Fiable Soporte a largo plazo
IA y automatización
Las facturas, los pedidos de compra, los albaranes, los contratos y los formularios llevan datos que acaban en su ERP, su CRM o su sistema contable, normalmente porque alguien los ha vuelto a teclear. La automatización documental lee el documento en su lugar, contrasta el resultado con sus propios registros y lo deja donde corresponde.
El OCR combinado con extracción asistida por IA se maneja con formatos que cambian de un proveedor a otro, y todo aquello de lo que el flujo no esté seguro pasa a revisión de una persona en lugar de colarse en silencio.
Cuándo la automatización documental es la decisión correcta
La automatización merece la pena cuando el volumen es constante y los datos tienen un sistema donde aterrizar. Por debajo de cierto volumen, construir la validación y la gestión de excepciones cuesta más que teclear los datos.
Merece la pena
Los casos en los que la automatización se paga sola:
Facturas de proveedor, pedidos de compra y albaranes que llegan a diario por correo- Los mismos datos introducidos dos veces: una en el documento y otra en el ERP
- Atascos en los periodos de mucha carga, con las aprobaciones esperando detrás de la introducción de datos
- Formatos distintos según el proveedor, por lo que las herramientas basadas en plantillas fallan una y otra vez
- Peticiones por correo que alguien tiene que leer antes de que empiece el trabajo de verdad
- Un proceso que necesita una pista de auditoría que hoy nadie mantiene
No merece la pena
Se lo diremos si es su caso:
- Un puñado de documentos al mes: la gestión de excepciones costará más que el ahorro
- Nadie sabe decir qué reglas definen un documento correcto
- Los escaneos son malos o manuscritos y no hay forma de mejorar cómo se capturan
- El sistema de destino no tiene API ni vía de importación
Qué obtiene
- Recepción por los canales por los que ya llegan los documentos: correo, subidas, almacenamiento en la nube, portales, API
- Extracción de los campos que importan: referencias, partes, fechas, líneas de detalle, cantidades, precios, impuestos y totales
- Validación contra sus propios datos: proveedores emparejados, pedidos comprobados, duplicados detectados y totales verificados
- Una cola de excepciones, para que los documentos dudosos o poco habituales se revisen en lugar de adivinarse
- Enrutamiento al sistema propietario de los datos, con las reglas de aprobación que ya aplica
- Un rastro registrado de cada documento, y el repositorio y las cuentas de servicio a su nombre
Con qué lo conectamos
La extracción solo sirve si el resultado aterriza en algún sitio. Nos integramos con sistemas ERP, plataformas CRM, software de contabilidad y de compras, sistemas de inventario y de comercio electrónico, almacenes de datos y herramientas de informes, y aplicaciones a medida, mediante API, middleware o una capa de integración propia cuando el sistema no ofrece nada mejor.
Cómo lo construimos
- Seguimos un tipo de documento de principio a fin: por dónde llega, quién lo toca y qué se rompe
- La lógica de extracción, las reglas de validación y la gestión de excepciones se acuerdan antes de empezar a desarrollar
- Construido y probado con sus documentos reales, incluidos los incómodos
- Conectado al sistema propietario de los datos, respetando sus reglas de aprobación actuales
- Ampliado tipo de documento a tipo de documento, a medida que cambian los formatos y los procesos
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona la automatización documental?
El OCR y la extracción asistida por IA identifican la información importante de un documento, las reglas de negocio la validan y el resultado se envía automáticamente al sistema o al flujo de trabajo que corresponde.
¿Qué tipos de documentos se pueden automatizar?
Facturas, pedidos de compra, recibos, albaranes, contratos, formularios de solicitud, correos, hojas de cálculo y PDF: documentos de negocio estructurados y semiestructurados.
¿La solución admite distintos formatos de factura?
Sí. La extracción asistida por IA localiza los campos clave en plantillas de distintos proveedores, en lugar de depender de reglas rígidas por plantilla, y la validación comprueba el resultado antes de procesarlo.
¿La automatización documental se puede integrar con nuestro ERP o CRM?
Sí: con ERP, CRM, software contable, plataformas de comercio electrónico y aplicaciones a medida, mediante API, middleware y otros métodos de integración.
¿Qué ocurre cuando la información no se puede extraer con suficiente confianza?
El documento se marca para revisión humana. Una vez comprobado, el procesamiento continúa sin bloquear el resto del flujo.
¿Se tratan los datos de negocio de forma segura?
La seguridad forma parte de la arquitectura: transferencia cifrada, acceso por roles, registro de auditoría y opciones de despliegue seguro, según sus requisitos.
¿Se pueden personalizar los flujos de trabajo?
Sí. Las reglas de validación, las aprobaciones y el enrutamiento se construyen en torno a cómo trabaja su organización, en lugar de imponerle un proceso estándar.
¿Listo para automatizar sus flujos de trabajo documentales?
Cuéntenos qué documento le cuesta más tiempo, cómo llega y dónde tienen que acabar los datos. Hablará con el desarrollador que lo construiría.
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