Diensten voor document- & data-automatisering

AI & automatisering Schaalbaar Veilig Performance Betrouwbaar Langdurige support

AI & automatisering

Facturen, inkooporders, pakbonnen, contracten en formulieren bevatten allemaal gegevens die uiteindelijk in uw ERP, CRM of boekhoudsysteem belanden - meestal omdat iemand ze heeft overgetypt. Documentautomatisering leest het document in plaats daarvan uit, controleert het resultaat aan uw eigen gegevens en boekt het waar het hoort.

OCR gecombineerd met AI-ondersteunde extractie gaat om met indelingen die per leverancier verschillen, en alles waar de workflow niet zeker van is gaat naar een medewerker ter controle in plaats van er stilletjes doorheen.

Wanneer documentautomatisering de juiste keuze is

Automatisering loont wanneer het volume constant is en de data een systeem heeft om in te landen. Onder een bepaald volume kosten de validatie en de uitzonderingsafhandeling meer om te bouwen dan het overtypen kost om te doen.

De moeite waard

De gevallen waarin automatisering zichzelf terugverdient:

Leveranciersfacturen, inkooporders en pakbonnen die dagelijks per e-mail binnenkomen
Dezelfde gegevens twee keer ingevoerd - één keer op het document, één keer in het ERP
Achterstanden in drukke periodes, met goedkeuringen die wachten achter de invoer
Indelingen die per leverancier verschillen, waardoor sjabloongebaseerde tools blijven breken
E-mailverzoeken die iemand eerst moet lezen voordat het echte werk kan beginnen
Een proces dat een audittrail nodig heeft die nu niemand bijhoudt

Niet de moeite waard

We zeggen het als u hier terechtkomt:

Een handvol documenten per maand - de uitzonderingsafhandeling weegt zwaarder dan de besparing
Niemand kan de regels benoemen voor hoe een correct document eruitziet
Scans zijn slecht of handgeschreven, zonder manier om de vastlegging te verbeteren
Het doelsysteem heeft geen API en geen importroute

Wat u krijgt

Aanlevering via de kanalen waarop documenten al binnenkomen - e-mail, uploads, cloudopslag, portalen, API's
Extractie van de velden die ertoe doen: referenties, partijen, datums, regelitems, aantallen, prijzen, btw, totalen
Validatie tegen uw eigen data - leveranciers gematcht, inkooporders gecontroleerd, dubbelen onderschept, totalen geverifieerd
Een uitzonderingswachtrij, zodat documenten met lage zekerheid of afwijkende documenten worden beoordeeld in plaats van geraden
Routering naar het systeem dat de data bezit, volgens de goedkeuringsregels die u al hanteert
Een gelogd spoor voor elk document, en de repository en serviceaccounts op uw naam

Waar we het aan koppelen

Extractie is alleen nuttig als het resultaat ergens landt. We integreren met ERP-systemen, CRM-platformen, boekhoud- en inkoopsoftware, voorraad- en e-commercesystemen, datawarehouses en rapportagetools, en maatwerkapplicaties - via API's, middleware of een eigen integratielaag waar een systeem niets beters biedt.

Hoe we het bouwen

We volgen één documenttype van begin tot eind - waar het binnenkomt, wie het aanraakt, wat er stukloopt
Extractielogica, validatieregels en uitzonderingsafhandeling worden afgesproken voordat de ontwikkeling begint
Gebouwd en getest op uw echte documenten, inclusief de lastige
Gekoppeld aan het systeem dat de data bezit, met respect voor de bestaande goedkeuringsregels
Uitgebreid met één documenttype tegelijk naarmate formaten en processen veranderen

Veelgestelde vragen

Hoe werkt documentautomatisering?

OCR en AI-ondersteunde extractie halen de belangrijke informatie uit een document, bedrijfsregels valideren die, en het resultaat gaat automatisch naar het juiste systeem of de juiste workflow.

Welke soorten documenten kunnen worden geautomatiseerd?

Facturen, inkooporders, bonnen, pakbonnen, contracten, aanvraagformulieren, e-mails, spreadsheets en PDF's - gestructureerde en semigestructureerde zakelijke documenten.

Kan de oplossing verschillende factuurindelingen aan?

Ja. AI-ondersteunde extractie vindt de belangrijkste velden over verschillende leveranciersindelingen heen in plaats van te leunen op starre regels per sjabloon, en validatie controleert het resultaat voordat het wordt verwerkt.

Kan documentautomatisering integreren met ons ERP of CRM?

Ja - met ERP, CRM, boekhoudsoftware, e-commerceplatformen en maatwerkapplicaties, via API's, middleware en andere integratiemethoden.

Wat gebeurt er als informatie niet betrouwbaar kan worden geëxtraheerd?

Het document wordt gemarkeerd voor handmatige controle. Zodra het is gecontroleerd, loopt de verwerking door zonder de rest van de pijplijn op te houden.

Worden bedrijfsgegevens veilig verwerkt?

Beveiliging zit in de architectuur: versleutelde overdracht, rolgebaseerde toegang, audit logging en veilige deployment-opties, afgestemd op uw eisen.

Kunnen workflows op maat worden gemaakt?

Ja. Validatieregels, goedkeuringen en routering worden gebouwd rond de manier waarop uw organisatie werkt, in plaats van er een standaardproces op te leggen.

Klaar om uw documentworkflows te automatiseren?

Vertel ons welk document u de meeste tijd kost, hoe het binnenkomt en waar de data terecht moet komen. U spreekt met de ontwikkelaar die het zou bouwen.

Start uw project