Usługi automatyzacji dokumentów i danych

AI i automatyzacja Skalowalne Bezpieczne Wydajność Niezawodne Długoterminowe wsparcie

AI i automatyzacja

Faktury, zamówienia zakupu, dowody dostawy, umowy i formularze niosą dane, które trafiają do Państwa systemu ERP, CRM lub księgowego - zwykle dlatego, że ktoś je przepisał. Automatyzacja dokumentów odczytuje dokument za tę osobę, porównuje wynik z Państwa własnymi danymi i zapisuje go tam, gdzie jego miejsce.

OCR w połączeniu z ekstrakcją wspieraną przez AI radzi sobie z układami różniącymi się u każdego dostawcy, a wszystko, czego proces nie rozpozna z wystarczającą pewnością, trafia do weryfikacji przez człowieka, zamiast przechodzić dalej po cichu.

Kiedy automatyzacja dokumentów ma sens

Automatyzacja opłaca się wtedy, gdy wolumen jest stały, a dane mają dokąd trafić. Poniżej pewnej skali walidacja i obsługa wyjątków kosztują więcej niż ręczne przepisywanie.

Warto

Przypadki, w których automatyzacja się zwraca:

Faktury od dostawców, zamówienia zakupu i dowody dostawy przychodzące codziennie e-mailem
Te same dane wprowadzane dwa razy - raz na dokumencie, raz w ERP
Zatory w szczycie sezonu, gdy akceptacje czekają na wprowadzenie danych
Układy różne u każdego dostawcy, przez co narzędzia oparte na szablonach ciągle zawodzą
Zgłoszenia e-mailowe, które ktoś musi przeczytać, zanim zacznie się właściwa praca
Proces, który wymaga ścieżki audytu, a nikt jej dziś nie prowadzi

Nie warto

Jeśli to Państwa przypadek, powiemy to wprost:

Kilka dokumentów miesięcznie - obsługa wyjątków będzie kosztować więcej niż oszczędność
Nikt nie potrafi opisać reguł, według których dokument jest poprawny
Skany są słabej jakości albo odręczne i nie da się poprawić sposobu ich rejestrowania
System docelowy nie ma API ani ścieżki importu

Co Państwo otrzymują

Odbiór z kanałów, którymi dokumenty już przychodzą - e-mail, przesyłane pliki, chmura, portale, API
Odczyt istotnych pól: numery referencyjne, strony, daty, pozycje, ilości, ceny, podatek, sumy
Walidacja wobec Państwa własnych danych - dopasowani dostawcy, sprawdzone zamówienia, wychwycone duplikaty, zweryfikowane sumy
Kolejka wyjątków, dzięki której dokumenty niepewne lub nietypowe trafiają do weryfikacji, zamiast być zgadywane
Przekazanie do systemu, który jest właścicielem danych, zgodnie ze stosowanymi już regułami akceptacji
Rejestr zdarzeń dla każdego dokumentu, a repozytorium i konta serwisowe zarejestrowane na Państwa firmę

Z czym to łączymy

Ekstrakcja ma sens tylko wtedy, gdy wynik gdzieś trafia. Integrujemy się z systemami ERP, platformami CRM, oprogramowaniem księgowym i zakupowym, systemami magazynowymi i e-commerce, hurtowniami danych i narzędziami raportowymi oraz aplikacjami dedykowanymi - przez API, warstwę pośrednią lub własną warstwę integracyjną tam, gdzie system nie oferuje nic lepszego.

Jak to budujemy

Prześledzimy jeden typ dokumentu od początku do końca - gdzie trafia, kto go dotyka, co się psuje
Logikę odczytu, reguły walidacji i obsługę wyjątków ustalamy przed rozpoczęciem prac
Budujemy i testujemy na Państwa prawdziwych dokumentach, także tych kłopotliwych
Podłączone do systemu będącego właścicielem danych, z poszanowaniem jego reguł akceptacji
Rozbudowa po jednym typie dokumentu, w miarę jak zmieniają się formaty i procesy

Najczęściej zadawane pytania

Jak działa automatyzacja dokumentów?

OCR i ekstrakcja wspierana przez AI wyszukują w dokumencie istotne informacje, reguły biznesowe je weryfikują, a wynik trafia automatycznie do właściwego systemu lub procesu.

Jakie rodzaje dokumentów można zautomatyzować?

Faktury, zamówienia zakupu, paragony, dowody dostawy, umowy, formularze, e-maile, arkusze kalkulacyjne i pliki PDF - dokumenty biznesowe o strukturze pełnej lub częściowej.

Czy rozwiązanie poradzi sobie z różnymi układami faktur?

Tak. Ekstrakcja wspierana przez AI odnajduje kluczowe pola w szablonach różnych dostawców, zamiast opierać się na sztywnych regułach dla każdego wzoru, a walidacja sprawdza wynik przed dalszym przetwarzaniem.

Czy automatyzacja dokumentów zintegruje się z naszym ERP lub CRM?

Tak - z systemami ERP, CRM, oprogramowaniem księgowym, platformami e-commerce i aplikacjami dedykowanymi, przy użyciu API, warstwy pośredniej i innych metod integracji.

Co się dzieje, gdy informacji nie da się odczytać z wystarczającą pewnością?

Dokument trafia do weryfikacji przez człowieka. Po sprawdzeniu przetwarzanie biegnie dalej, nie wstrzymując reszty procesu.

Czy dane firmowe są przetwarzane bezpiecznie?

Bezpieczeństwo jest częścią architektury: szyfrowana transmisja, dostęp oparty na rolach, dziennik audytu i bezpieczne warianty wdrożenia, zgodnie z Państwa wymaganiami.

Czy procesy można dostosować?

Tak. Reguły walidacji, akceptacje i przekazywanie dokumentów budujemy wokół sposobu pracy Państwa organizacji, zamiast narzucać jej standardowy proces.

Gotowi na automatyzację obiegu dokumentów?

Proszę powiedzieć, który dokument pochłania najwięcej czasu, jak trafia do firmy i gdzie ostatecznie mają wylądować dane. Rozmowę poprowadzi programista, który to zbuduje.

Zacznijmy projekt