Automatizare a documentelor și a datelor

AI și automatizare Scalabil Sigur Performanță Fiabil Suport pe termen lung

AI și automatizare

Facturile, comenzile de achiziție, avizele de însoțire, contractele și formularele poartă date care ajung în ERP-ul, CRM-ul sau sistemul dumneavoastră de contabilitate - de obicei pentru că cineva le-a retastat. Automatizarea documentelor citește în schimb documentul, verifică rezultatul față de propriile dumneavoastră evidențe și îl înregistrează acolo unde îi este locul.

OCR-ul combinat cu extragerea asistată de AI face față formatelor care diferă de la furnizor la furnizor, iar tot ce fluxul nu poate stabili cu certitudine ajunge la un om pentru verificare, în loc să treacă mai departe în tăcere.

Când automatizarea documentelor este alegerea potrivită

Automatizarea merită atunci când volumul este constant și datele au un sistem în care să ajungă. Sub un anumit volum, validarea și tratarea excepțiilor costă mai mult de construit decât costă tastarea manuală.

Merită făcut

Cazurile în care automatizarea se amortizează:

Facturi de la furnizori, comenzi de achiziție și avize de însoțire care sosesc zilnic pe e-mail
Aceleași date introduse de două ori - o dată pe document, o dată în ERP
Restanțe în perioadele aglomerate, cu aprobări care așteaptă după introducerea datelor
Formate care diferă de la furnizor la furnizor, așa că uneltele bazate pe șabloane se strică mereu
Cereri pe e-mail pe care cineva trebuie să le citească înainte să înceapă munca propriu-zisă
Un proces care are nevoie de o pistă de audit pe care nimeni nu o ține în prezent

Nu merită făcut

V-o vom spune dacă vă regăsiți aici:

Câteva documente pe lună - tratarea excepțiilor va cântări mai mult decât economia
Nimeni nu poate spune care sunt regulile după care un document este corect
Scanările sunt slabe sau scrise de mână, fără nicio cale de a îmbunătăți modul în care sunt captate
Sistemul destinație nu are API și nici cale de import

Ce primiți

Preluare din canalele pe care documentele sosesc deja - e-mail, încărcări, stocare în cloud, portaluri, API-uri
Extragerea câmpurilor care contează: referințe, părți, date, linii de document, cantități, prețuri, taxe, totaluri
Validare față de propriile dumneavoastră date - furnizori identificați, comenzi de achiziție verificate, duplicate depistate, totaluri confirmate
O coadă de excepții, astfel încât documentele nesigure sau neobișnuite să fie verificate, nu ghicite
Direcționare către sistemul care deține datele, sub regulile de aprobare pe care le aplicați deja
O urmă jurnalizată pentru fiecare document, iar repository-ul și conturile de serviciu pe numele dumneavoastră

Cu ce o conectăm

Extragerea este utilă doar dacă rezultatul ajunge undeva. Ne integrăm cu sisteme ERP, platforme CRM, software de contabilitate și de achiziții, sisteme de stocuri și de e-commerce, depozite de date și unelte de raportare, precum și cu aplicații personalizate - prin API-uri, middleware sau un strat de integrare propriu, acolo unde un sistem nu oferă nimic mai bun.

Cum o construim

Urmărim un singur tip de document de la un capăt la altul - unde sosește, cine îl atinge, ce se strică
Logica de extragere, regulile de validare și tratarea excepțiilor se stabilesc înainte să înceapă dezvoltarea
Construită și testată pe documentele dumneavoastră reale, inclusiv pe cele incomode
Conectată la sistemul care deține datele, respectând regulile lui de aprobare deja existente
Extinsă câte un tip de document pe rând, pe măsură ce formatele și procesele se schimbă

Întrebări frecvente

Cum funcționează automatizarea documentelor?

OCR-ul și extragerea asistată de AI identifică informațiile importante dintr-un document, regulile de business le validează, iar rezultatul este trimis automat către sistemul sau fluxul potrivit.

Ce tipuri de documente pot fi automatizate?

Facturi, comenzi de achiziție, chitanțe, avize de însoțire, contracte, formulare de cerere, e-mailuri, foi de calcul și PDF-uri - documente de business structurate și semi-structurate.

Poate soluția să gestioneze formate diferite de facturi?

Da. Extragerea asistată de AI găsește câmpurile-cheie în șabloane care diferă de la furnizor la furnizor, în loc să depindă de reguli rigide per șablon, iar validarea verifică rezultatul înainte de procesare.

Se poate integra automatizarea documentelor cu ERP-ul sau CRM-ul nostru?

Da - cu sisteme ERP, CRM, software de contabilitate, platforme de e-commerce și aplicații personalizate, prin API-uri, middleware și alte metode de integrare.

Ce se întâmplă când informația nu poate fi extrasă cu suficientă certitudine?

Documentul este marcat pentru verificare umană. După ce este verificat, procesarea continuă fără să blocheze restul fluxului.

Sunt datele de business gestionate în siguranță?

Securitatea face parte din arhitectură: transfer criptat, acces pe bază de roluri, jurnalizare pentru audit și opțiuni sigure de instalare, potrivit cerințelor dumneavoastră.

Pot fi personalizate fluxurile de lucru?

Da. Regulile de validare, aprobările și direcționarea sunt construite în jurul modului în care funcționează organizația dumneavoastră, nu prin impunerea unui proces standard.

Sunteți gata să vă automatizați fluxurile de documente?

Spuneți-ne care document vă costă cel mai mult timp, cum ajunge la dumneavoastră și unde trebuie să ajungă datele. Veți discuta cu dezvoltatorul care l-ar construi.

Începeți proiectul