Servizi di automazione di documenti e dati

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IA e automazione

Fatture, ordini di acquisto, bolle di consegna, contratti e moduli contengono dati che finiscono nel suo ERP, CRM o sistema contabile - di solito perché qualcuno li ha ridigitati. L'automazione documentale legge invece il documento, confronta il risultato con i suoi archivi e lo registra dove deve stare.

L'OCR unito all'estrazione assistita dall'IA regge layout che cambiano da fornitore a fornitore, e tutto ciò su cui il flusso non è sicuro passa a una persona per la revisione invece di proseguire in silenzio.

Quando l'automazione documentale è la scelta giusta

L'automazione conviene quando i volumi sono costanti e i dati hanno un sistema in cui atterrare. Sotto un certo volume, costruire la validazione e la gestione delle eccezioni costa più di quanto costi digitare a mano.

Vale la pena

I casi in cui l'automazione si ripaga:

Fatture fornitore, ordini di acquisto e bolle di consegna che arrivano ogni giorno via e-mail
Gli stessi dati inseriti due volte - una sul documento, una nell'ERP
Arretrati nei periodi di picco, con le approvazioni in coda dietro all'inserimento dati
Layout diversi per ogni fornitore, per cui gli strumenti basati su modelli si rompono di continuo
Richieste via e-mail che qualcuno deve leggere prima che inizi il lavoro vero
Un processo che richiede una tracciabilità che oggi nessuno tiene

Non vale la pena

Se rientra in questi casi, glielo diremo:

Una manciata di documenti al mese - la gestione delle eccezioni costerà più del risparmio
Nessuno sa dire quali regole definiscono un documento corretto
Le scansioni sono di bassa qualità o scritte a mano, senza modo di migliorare come vengono acquisite
Il sistema di destinazione non ha né API né una via di importazione

Cosa ottiene

Acquisizione dai canali su cui i documenti già arrivano - e-mail, caricamenti, cloud storage, portali, API
Estrazione dei campi che contano: riferimenti, controparti, date, righe, quantità, prezzi, imposte, totali
Validazione sui suoi dati - fornitori abbinati, ordini di acquisto verificati, duplicati intercettati, totali controllati
Una coda di eccezioni, così i documenti dubbi o insoliti vengono rivisti invece che indovinati
Instradamento verso il sistema che possiede il dato, secondo le regole di approvazione che già applica
Una traccia registrata per ogni documento, e il repository e gli account di servizio a suo nome

A cosa lo colleghiamo

L'estrazione serve solo se il risultato atterra da qualche parte. Ci integriamo con sistemi ERP, piattaforme CRM, software di contabilità e di acquisti, sistemi di magazzino ed e-commerce, data warehouse e strumenti di reporting, e applicazioni su misura - tramite API, middleware o un livello di integrazione su misura quando un sistema non offre nulla di meglio.

Come lo costruiamo

Seguiamo un tipo di documento dall'inizio alla fine - dove arriva, chi lo tocca, cosa si rompe
Logica di estrazione, regole di validazione e gestione delle eccezioni si concordano prima di iniziare a sviluppare
Costruito e testato sui suoi documenti reali, compresi quelli scomodi
Collegato al sistema che possiede il dato, rispettando le sue regole di approvazione esistenti
Esteso un tipo di documento alla volta, man mano che formati e processi cambiano

Domande frequenti

Come funziona l'automazione documentale?

L'OCR e l'estrazione assistita dall'IA individuano le informazioni importanti in un documento, le regole di business le validano e il risultato viene inviato automaticamente al sistema o al flusso di lavoro giusto.

Quali tipi di documenti si possono automatizzare?

Fatture, ordini di acquisto, ricevute, bolle di consegna, contratti, moduli di richiesta, e-mail, fogli di calcolo e PDF - documenti aziendali strutturati e semi-strutturati.

La soluzione gestisce layout di fattura diversi?

Sì. L'estrazione assistita dall'IA individua i campi chiave nei diversi modelli dei fornitori invece di affidarsi a regole rigide per ogni modello, e la validazione controlla il risultato prima che venga elaborato.

L'automazione documentale si integra con il nostro ERP o CRM?

Sì - con ERP, CRM, software di contabilità, piattaforme e-commerce e applicazioni su misura, tramite API, middleware e altri metodi di integrazione.

Cosa succede quando un'informazione non può essere estratta con sicurezza?

Il documento viene segnalato per una revisione umana. Una volta controllato, l'elaborazione prosegue senza bloccare il resto del flusso.

I dati aziendali sono trattati in modo sicuro?

La sicurezza fa parte dell'architettura: trasferimento cifrato, accessi basati sui ruoli, log di audit e opzioni di deployment sicure, secondo i suoi requisiti.

I flussi di lavoro si possono personalizzare?

Sì. Regole di validazione, approvazioni e instradamento sono costruiti sul modo in cui lavora la sua organizzazione, invece di imporle un processo standard.