Usługi automatyzacji procesów z AI

AI i automatyzacja Skalowalne Bezpieczne Wydajność Niezawodne Długoterminowe wsparcie

AI i automatyzacja

Sprawy napływają przez cały dzień - e-maile, formularze, zgłoszenia, dokumenty, zamówienia - i ktoś musi przeczytać każdą z nich, zanim cokolwiek się wydarzy. AI może wykonać to pierwsze przejście: ustalić, czego sprawa dotyczy, wyciągnąć szczegóły, zebrać kontekst i przygotować kolejne działanie.

Nie wysyła jednak niczego samodzielnie. Człowiek sprawdza, poprawia i zatwierdza wszystko, co opuszcza Państwa firmę lub dotyczy pieniędzy, a dalej w procesie idą wyłącznie zatwierdzone działania.

Kiedy automatyzacja procesów z AI ma sens

Sprawdza się tam, gdzie wolumen jest realny, kroki się powtarzają, a decyzję na końcu człowiek może zatwierdzić w kilka sekund, gdy praca jest już dla niego przygotowana.

Warto

Przypadki, w których automatyzacja się zwraca:

Wspólna skrzynka lub kolejka formularzy, którą ktoś ręcznie przegląda każdego ranka
Zgłoszenia trafiające do niewłaściwego zespołu, bo zaklasyfikowanie ich wymaga przeczytania całej wiadomości
Odpowiedzi w większości takie same za każdym razem, ale wymagające danych konkretnego klienta
Akceptacje, które grzęzną, bo osoba zatwierdzająca musi najpierw sama zebrać kontekst
Procesy wymagające śladu audytowego: kto co zatwierdził
Sprawy, które muszą zakończyć się w innym systemie - zgłoszeniem, rekordem w CRM, transakcją w ERP

Nie warto

Powiemy to wprost, jeśli trafią Państwo do tej grupy:

Proces zmienia się co tydzień - najpierw niech się ustabilizuje, potem go zautomatyzujemy
Nikt nie ma czasu na przeglądanie przygotowanych projektów; to nie jest automatyzacja bez nadzoru
Decyzja wymaga oceny opartej na informacjach, do których AI nie ma dostępu
Wolumen jest na tyle mały, że segregacja zajmuje kilka minut dziennie

Co Państwo otrzymują

Przyjmowanie spraw ze źródeł, którymi już napływają - wspólnych skrzynek, formularzy, portali, systemów wsparcia, dokumentów, API
Klasyfikacja: czego dotyczy zgłoszenie, kto za nie odpowiada, jak jest pilne, czego w nim brakuje
Wyciąganie pól biznesowych potrzebnych w kolejnym kroku
Projekty przygotowane, a nie wysłane - odpowiedzi, notatki wewnętrzne, aktualizacje rekordów, proponowane kolejne działania
Krok akceptacji według Państwa reguł: role, progi kwotowe, wieloetapowe ścieżki, eskalacja
Wykonanie po akceptacji - wysłane e-maile, utworzone zgłoszenia, zaktualizowane rekordy, powiadomione zespoły
Dziennik audytu na każdym kroku, a repozytorium i konta serwisowe na Państwa nazwę

Z czym to łączymy

Zatwierdzone działanie musi gdzieś trafić. Integrujemy się z platformami CRM, systemami ERP, oprogramowaniem help desk, platformami e-commerce, systemami obiegu dokumentów i systemami księgowymi, platformami pocztowymi, magazynami plików w chmurze, aplikacjami wewnętrznymi i API firm trzecich - żeby proces domykał sprawę, zamiast produkować listę zadań do zrobienia.

Jak to budujemy

Mapujemy jeden proces w takiej postaci, w jakiej działa dzisiaj - kto go dotyka, gdzie czeka, czym się kończy
Reguły biznesowe, logika akceptacji i integracje są ustalone przed rozpoczęciem prac programistycznych
Budujemy proces, w którym model jest jednym z kroków, a nie model z doklejonym wokół procesem
Testujemy na rzeczywistych przypadkach, łącznie z tymi, które należy eskalować, a nie przygotowywać w formie projektu
Uruchamiamy na jednym procesie, a rozszerzamy dopiero wtedy, gdy się sprawdzi

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest automatyzacja procesów z użyciem AI?

To połączenie AI z automatyzacją procesów biznesowych: klasyfikacja napływających spraw, wyciąganie danych, przygotowywanie treści i koordynacja zadań, z akceptacją człowieka wszędzie tam, gdzie potrzebny jest nadzór.

Czy AI może zatwierdzać działania automatycznie?

Może, ale większość firm chce mieć człowieka przy komunikacji z klientami, transakcjach finansowych i dokumentach prawnych. Reguły akceptacji wynikają z Państwa wymagań operacyjnych i wymogów zgodności.

Które procesy biznesowe nadają się najlepiej do automatyzacji z AI?

Powtarzalna weryfikacja, wprowadzanie danych, obsługa dokumentów, przetwarzanie poczty, kierowanie spraw, streszczanie i przygotowywanie treści - praca o dużej objętości i niewielkim udziale własnej oceny.

Czy AI zintegruje się z naszym obecnym CRM, ERP lub help deskiem?

Tak. Budujemy dedykowane integracje przez API i warstwę pośrednią, tak aby proces działał wewnątrz obecnych systemów, a nie obok nich.

Czy nasze dane firmowe są bezpieczne?

Bezpieczeństwo jest częścią projektu: uwierzytelnianie, uprawnienia oparte na rolach, szyfrowana transmisja, dziennik audytu i kontrolowany dostęp do wrażliwych informacji.

Czy AI zastąpi naszych pracowników?

Działa jak asystent, a nie zastępstwo, przejmując powtarzalną część administracyjną, dzięki czemu ludzie poświęcają czas na to, co wymaga oceny.

Ile trwa projekt automatyzacji procesów z AI?

To zależy od procesu, integracji i wymagań dotyczących akceptacji. Większość organizacji zaczyna od jednego procesu i rozszerza go później.

Czy możemy zacząć od jednego procesu i rozszerzyć go później?

Tak i właśnie to zalecamy. Warto zautomatyzować jeden proces o dużym znaczeniu - segregację poczty, obsługę faktur, kierowanie zgłoszeń - a rozszerzać dopiero wtedy, gdy zdobędzie zaufanie.

Omówmy Państwa projekt automatyzacji AI

Proszę napisać, który proces pochłania najwięcej czasu, jak napływają sprawy i kto musi zatwierdzać wynik. Rozmawiać będą Państwo z programistą, który to zbuduje.

Zacznijmy projekt