Serviços de Automatização de Documentos e Dados

IA e automatização Escalável Seguro Desempenho Fiável Suporte a longo prazo

IA e automatização

Faturas, notas de encomenda, guias de remessa, contratos e formulários trazem dados que acabam no seu ERP, CRM ou sistema de contabilidade - normalmente porque alguém os voltou a escrever. A automatização documental lê o documento, confronta o resultado com os seus próprios registos e lança-o onde pertence.

O OCR combinado com extração assistida por IA lida com esquemas que variam de fornecedor para fornecedor, e tudo aquilo em que o fluxo não tem confiança vai para revisão de uma pessoa, em vez de passar em silêncio.

Quando a automatização de documentos é a decisão certa

A automatização compensa quando o volume é constante e os dados têm um sistema onde aterrar. Abaixo de um certo volume, a validação e o tratamento de exceções custam mais a construir do que custa escrever tudo à mão.

Vale a pena

Os casos em que a automatização compensa:

Faturas de fornecedores, notas de encomenda e guias de remessa a chegar todos os dias por e-mail
Os mesmos dados introduzidos duas vezes - uma no documento, outra no ERP
Acumulação de trabalho nos períodos de maior carga, com aprovações à espera da introdução de dados
Esquemas diferentes por fornecedor, pelo que as ferramentas baseadas em modelos falham constantemente
Pedidos por e-mail que alguém tem de ler antes de o trabalho a sério começar
Um processo que precisa de um rasto de auditoria que hoje ninguém guarda

Não vale a pena

Se for este o seu caso, dizemo-lo:

Meia dúzia de documentos por mês - o tratamento de exceções vai pesar mais do que a poupança
Ninguém consegue enunciar as regras do que é um documento correto
As digitalizações são más ou manuscritas, sem forma de melhorar a captura
O sistema de destino não tem API nem via de importação

O que recebe

Receção pelos canais por onde os documentos já chegam - e-mail, carregamentos, armazenamento na cloud, portais, API
Extração dos campos que interessam: referências, entidades, datas, linhas, quantidades, preços, imposto, totais
Validação contra os seus próprios dados - fornecedores identificados, notas de encomenda verificadas, duplicados detetados, totais conferidos
Uma fila de exceções, para que os documentos invulgares ou de baixa confiança sejam revistos em vez de adivinhados
Encaminhamento para o sistema dono dos dados, sob as regras de aprovação que já aplica
Um rasto registado para cada documento, e o repositório e as contas de serviço em seu nome

A que o ligamos

A extração só serve se o resultado aterrar em algum lado. Integramos com sistemas ERP, plataformas de CRM, software de contabilidade e de compras, sistemas de stock e de comércio eletrónico, data warehouses e ferramentas de relatórios, e aplicações à medida - por API, middleware ou uma camada de integração feita à medida quando um sistema não oferece nada melhor.

Como o construímos

Seguimos um tipo de documento de ponta a ponta - por onde chega, quem lhe toca, o que se parte
A lógica de extração, as regras de validação e o tratamento de exceções são acordados antes de começar o desenvolvimento
Construído e testado com os seus documentos reais, incluindo os mais complicados
Ligado ao sistema dono dos dados, respeitando as regras de aprovação que já existem
Alargado a um tipo de documento de cada vez, à medida que formatos e processos mudam

Perguntas frequentes

Como funciona a automatização de documentos?

O OCR e a extração assistida por IA identificam a informação importante do documento, as regras de negócio validam-na e o resultado segue automaticamente para o sistema ou fluxo de trabalho certo.

Que tipos de documentos podem ser automatizados?

Faturas, notas de encomenda, recibos, guias de remessa, contratos, formulários, e-mails, folhas de cálculo e PDF - documentos de negócio estruturados e semiestruturados.

A solução consegue lidar com esquemas de fatura diferentes?

Sim. A extração assistida por IA encontra os campos-chave em modelos diferentes de cada fornecedor, em vez de depender de regras rígidas por modelo, e a validação verifica o resultado antes do processamento.

A automatização de documentos integra com o nosso ERP ou CRM?

Sim - com ERP, CRM, software de contabilidade, plataformas de comércio eletrónico e aplicações à medida, através de API, middleware e outros métodos de integração.

O que acontece quando não é possível extrair a informação com confiança?

O documento é sinalizado para revisão humana. Depois de verificado, o processamento continua sem travar o resto do circuito.

Os dados de negócio são tratados em segurança?

A segurança faz parte da arquitetura: transferência cifrada, acessos por perfil, registo de auditoria e opções de instalação seguras, conforme os seus requisitos.

Os fluxos de trabalho podem ser personalizados?

Sim. As regras de validação, as aprovações e o encaminhamento são construídos em torno da forma como a sua organização trabalha, em vez de lhe impor um processo padrão.